Program bevezetés utáni interjú Szlis Istvánnal, az Amper 99 Kft. műszaki igazgatójával
2024.Jun.12
„A rendszer nélkül csak érzésből lehetne koordinálni a céget.”
Másfél éve beszélgettünk utoljára. Mi történt azóta a cég életében? Sikerült fejlődési pályára állítani a vállalatot?
Igen, úgy gondolom, hogy céges szinten nagyot ugrottunk előre. A stabilitást, az évről évre való fokozatos növekedést tűztük ki célul. Szerencsére, ezt mind árbevételben, mind szervezeti szinten meg is tudtuk valósítani. Konkrétabban: számokkal ez azt jelenti, hogy 3 milliárd forint árbevételünk volt 2022-ben és 2023-ban is, ami mostanra kb. 3 és fél milliárd feletti bevételre nőtte ki magát.
Ez szép fejlődés, gratulálok. A dolgozók számában is történt változás?
Igen, szervezetileg is azt gondolom, hogy szép eredményt tudunk felmutatni, jelenleg 50 fő dolgozik a cégnél. A szervezetünk bővült felsővezetőkkel, középvezetőkkel és villanyszerelőkkel is.
Tehát összességében elmondható, hogy több szinten növekedett a cég, és ezáltal a rendszer felhasználói köre is fokozatosan bővült az elmúlt másfél évben.
Akkor már el is érkeztünk a témánkhoz. Melyek voltak a leglényegesebb változások a rendszer bevezetése óta?
Amikor utoljára beszéltünk másfél éve, akkor a Riport modul bevezetése történt. Ez a modul azóta is jól funkcionál. Azt gondolom, hogy vezetőként ezáltal nagyon sok információra tehetünk szert. Nem csak nagyon hasznosak ezek az adatok, hanem szinte azonnal rendelkezésre is állnak. Nagy segítség a költségek optimalizálásában és a döntéselőkészítésben.
Milyen volt az együttműködésetek a fejlesztőkkel?
A Direktorral jó volt az együttműködés. A bevezetés után még finomhangolásra volt szükség, történtek észrevételek, ment a személyre szabás, cégre alakítás.
A projektvezetőnk Bauer Zsolt volt. Gyakorlatilag mindent meg lehetett beszélni vele, a kollégák felé is segítőkész volt. Úgy látom, hogy a most bevezetett rendszert, stabilan és biztonságosan tudjuk kezelni. Előfordult, hogy voltak rendszerproblémák, de ezeket mi észrevettük, jeleztük, ők javították. Azt gondolom, hogy oda-vissza minden jól működött.
Milyen új fejlesztések történtek azóta?
A legutolsó fejlesztésünk, amiről még nem beszéltünk, az egy vállalkozói szerződést készítő modul, amelyet tavaly fejlesztettünk le. Ez egy olyan rendszer, amiben alvállalkozói szerződéseket tudunk készíteni egyszerűen és villámgyorsan.
Az érthetőség kedvéért néhány adat: a cégnél éves szinten közel 200 szerződést készítünk. Most júniusban tartunk már 100 fölötti munkaszámnál. Ennél a mennyiségnél már nem mindegy, hogy az ember hova rögzíti ezeket a dokumentumokat. Az új modul nagyon megkönnyíti a szerződéskészítő kollégáknak az életét, és az én életemet is.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Gyakorlatilag azt tudom mondani, hogy a szerződéseket egy helyen kezeli, és egy szerződés megírása kb. öt percet vesz igénybe, de akkor a legrosszabb esetről beszélek. Szóval lehet, hogy még ennél rövidebb idő is elegendő. Első körben beírjuk az adatokat és a rendszer készít belőle egy sablont. Korábban sem volt túl bonyolult létrehozni egy szerződést, de sok hibalehetőséget hordozott.
Most viszont jóval alaposabb és tudatosabb a szerződések nyilvántartása, ráadásul sok adminisztrációs hibát is el lehet kerülni vele.
Szerinted mi lenne a legnehezebb a rendszer nélkül?
A rendszer nélkül csak érzésből lehetne vezetni és koordinálni a céget.
Idén most járunk a 107. munkaszámnál tehát, hogyha mindezt egy Excel-táblában vezetve kezelnénk, akkor nagyon csak nagyjából látnánk át a projekteket.
Hogy mondjak egy konkrét példát is: szerintem egy óra alatt a rendszer segítségével olyan adatokat tudok kinyerni, amivel egy komplett számlázási ütemtervet tudok összeállítani, és egy projekt előrejelzést tudok készíteni. Mindez nagyon jó támpontot ad nekem a pénzügyeimben, az összesítésekben, a kimutatásokban és a tervezésben.
Ha bármire kíváncsi vagyok, akkor nagyon hamar ki tudom nyerni a rendszerből. Ha kell, konkrét hibákat, eltéréseket tudok keresni. Én ezért is használom rendszeresen. Kollégák is szívesen használják, egyre gyakrabban nézik például az utókalkulációs modult. A rendszer mindennapos alkalmazhatóságával elégedett vagyok, szerencsére az elvárásoknak megfelelően működik, és ezt egy nagyon jó eredménynek tartom.
Miért most döntöttetek a továbbfejlesztés mellett? Van valami oka?
A többszöri továbbfejlesztés oka, hogy az a meggyőződésem, hogy a nagy változtatásokat nem lehet egyszerre bevezetni. Sokkal inkább a step by step haladásban hiszek.
Úgy gondolom, hogyha egyszerre vezet be mindent az ember, akkor sokkal-sokkal több probléma jöhet ki, mintha lépésről lépésre haladunk. Ha a mostani új modulokkal együtt egyszerre vezettem volna be mindent, káosz alakult volna ki a cégben dolgozók között. Úgy gondolom, nem lett volna alapos a bevezetés részünkről, és nem működött volna rögtön ilyen jól.
Gyakorlatilag sokkal több erőforrást tudunk arra mozgósítani, hogy lépésről lépésre vezetünk be új rendszereket. A kollégáknak is így könnyebb, hiszen ők is jobban fogják tudni kezelni. Hiszen az is fontos, hogy a kollegák együttműködjenek a cél elérése érdekében, hogy ne plusz feladatként éljék meg, hanem együttműködésnek. Tehát ha apránként haladunk, akkor a munkatársak is sokkal jobban elfogadják, nekem ez a tapasztalatom.
És ha már itt tartunk, amúgy használják a kollegák? Nincs ellenállás?
Kénytelenek használni, mert enélkül nem látjuk az adatokat, és nem tudna végbemenni a folyamat. Úgyhogy igen, használják is. Nincs ellenállás egyébként, megértik, hogy ez a cég és az ő személyes érdeküket is szolgálja.
És mi a helyzet az ügyfelekkel? Ők észrevettek valami változást, amióta a rendszert használjátok?
Az alvállalkozóim biztosan, mert egy komplexebb szerződést kaptak. Rajtuk kívül nem hiszem, hogy észrevettek valamit, mivel a rendszer a cég belső működésére szabott. Az, hogy belsőleg hogyan lettünk hatékonyabbak, azt ők kívülről nem biztos, hogy átlátják, szerintem.
Akkor térjünk át a jövőre. Más modulok fejlesztése is tervben van?
Igen, most kezdtünk el egy újabb rendszerfejlesztést. Két új modullal fogjuk bővíteni a már meglévő rendszerünket, egy pénzügyi modullal és egy raktármodullal, és még a szerződések modult is tovább fogjuk fejleszteni a Direktor Szoftver Kft. szakembereivel. Tehát az egész komplexitását még jobban ki fogjuk használni és még jobban a cégünkre és a tevékenységünkre fogjuk szabni.
A Projekt kalkulációs modulon is szeretnénk változtatni egy picit, amivel még részletesebb információkhoz tudnék jutni.
Nekünk a cégnél van kivitelezés és gyártási tevékenység is. Ezt a kettőt szeretném szétválasztani, mert van olyan projektünk, ami mind a kettőt tartalmazza. Ha szét tudom választani őket, akkor jobban látom, hogy mindegyik részleg jól teljesít-e, vagy valamelyik esetleg gyengébben. A fejlesztés után jobban és egyszerűbben tudom mérni az eredményességet.
Az említett szerződésmodult pedig úgy szeretném továbbfejleszteni, hogy adjon automatikusan nyilatkozatot a fordított adózási módokról. Illetve ezután ebből a modulból fogom tudni kiállítani a teljesítési igazolásokat is, ami által szintén egy újabb kontroll jön be, ami csökkenti a hibalehetőségeket. Sőt arra is lesz mód, hogy csak akkor tudjunk teljesítési igazolást kiadni, ha a szerződés alá van írva, és megvan a fizikailag a szerveren.
Szerinted miből veszi észre egy cégvezető, hogy már szüksége van egy rendszerre? Mi az a pillanat, amikor érdemes belefogni?
Hát ez egy érdekes kérdés, mert sok mindentől függ: ki milyen kultúrából jön vagy mibe érkezik.
Szerintem ma már nem tud versenyképes lenni egy 20 fős cég, hogyha nincs egy ilyen vállalatirányítási rendszere. Nagyon sok felesleges munkát meg tud ezzel spórolni. Én azt vallom, hogy ezekkel a rendszerekkel kiváltható bizonyos plusz munkaerő is. Tehát amit régen három-négy-öt ember csinált, azt egy jól működő rendszerrel, egy-két emberrel meg lehet oldani. A rendszer segítségével jóval leegyszerűsödnek a feladatok és a folyamatok, és sokkal több mindent lehet egy-két kollégára rábízni ezáltal úgy, hogy mellette kisebb a hibalehetőség is.
Neked amúgy vannak olyan ismerőseid, ahol még az Excel-tábla meg a kockás füzet van használatban?
Persze, hogy vannak. De vannak olyanok is, akiknek már mondjuk van egy rendszerük, és nagyon sok pénzt elköltöttek egy fejlesztésre, és ennek ellenére még sem úgy működik, ahogy kéne.
Szerinted mi a kulcsa a sikeres bevezetésnek? Hol rontják el sokan, akiknél nem működik?
Szerintem ott rontják el, hogy nem látják át és nem viszik fel alaposan a folyamatokat a rendszerbe. Nem nézik át, nem tesztelik le, nem gondolják át alaposan. Nálunk is sokszor volt, hogy valamit felvittünk, de aztán átgondoltuk és inkább a Feriék tanácsára leegyszerűsítettük. A Feriék ebben sokat segítettek, mert ők már sok ilyen rendszer bevezetést láttak, és elég jól átlátják a folyamatokat. Érdemes rájuk hallgatni.
Ezen kívül kell a cégnél egy olyan menedzser, aki az egész céget átlátja. Plusz céges szinten is kellenek hozzá olyan jól működő folyamatok, amit aztán hozzá kell tükröztetni a rendszerhez. Ha a cég még nincs olyan szinten életciklusát tekintve, akkor szerintem nehezebb a feladat.
Fontos még az is, hogy a cégvezető mondja meg, hogy mit szeretne. Ha ezzel nincs tisztában, akkor a szoftveres fogja megmondani, hogy mi legyen, és az a végén nem fog összhangban állni a célokkal. Hiszen egy szoftveres nem ért a villamosiparhoz, ahhoz a cégvezetőnek kell értenie.
Nálunk például úgy zajlik a fejlesztés, hogy én benne vagyok az összes fejlesztésben, mert nekem mindenhez hozzá kell tudnom szólni. Így működött eredményesen.
Végül, milyen cégeknek javasolnád az általad használt rendszert?
Én azt gondolom, hogy akik már létszámban 20 fő körüliek és árbevételben 300 millió forint körül járnak, vásárolnak anyagot, és van szolgáltatásuk is, azoknak javasolnám. Függetlenül attól, hogy ez milyen szektor.
Köszönöm a beszélgetést. Sok sikert a továbbiakhoz!
Kategória: